На что обратить внимание при покупке и установке офисной АТС?

На что обратить внимание при покупке и установке офисной АТС?

Вопрос:

Наша компания хочет купить офисную АТС, с настройкой и интеграцией в действующую телефонную сеть. На что обратить внимание и как грамотно составить ТЗ для такой задачи?

 

Для начала, нам надо четко понимать: для чего нужна офисная АТС?

Постараемся кратко сформулировать ответ на этот вопрос. Сама по себе офисная АТС не увеличивает количество городских линий (что является распространенным заблуждением), а обеспечивает простоту их подключения, не требуя прокладки множества кабелей по всему зданию до вашего офиса.

От качества приобретаемой АТС зависит производительность труда ваших сотрудников в ближайшие несколько лет. Соответственно, вопросу ее выбора нужно уделить достаточное количество времени и усилий.

Итак, приступим…

Во-первых:

Офисная АТС увеличивает эффективность использования существующих телефонных линий, которых постоянно не хватает, поскольку их приобретение и прокладка обходится не дешево. Пользуясь офисной АТС, вы сможете позвонить любому сотруднику вашей фирмы по внутренней связи, не занимая при этом городские номера, на которые в этот момент звонят клиенты.

Возможность совершать внутренние звонки без загрузки внешних линий особенно актуальна для компаний, офисные помещения которой расположены вдоль длинного коридора, на разных этажах здания (или даже в разных зданиях!), так как в этом случае, сотрудники регулярно звонят друг другу по городским линиям. Также офисная АТС позволяет переключать звонки клиентов и партнеров на любого из ваших коллег, что обеспечивает удобство переговорного процесса.

Во-вторых:

Вы раз и навсегда избавитесь от параллельных аппаратов. Теперь вам для того, чтобы позвонить, не придется ждать, пока коллега закончит разговор или слышать набор номера со второго телефона во время важного разговора. И (что немаловажно!), никто из коллег не сможет подслушать Ваш разговор.

В-третьих:

Существенно упрощается прием факсов. Возможны два варианта: если вам нужен именно факс с «бумажной копией», можно просто подключить факс-аппарат на одну из внутренних линий, что позволяет переключить на него вашего собеседника прямо в процессе разговора.

Если вы остановите свой выбор на цифровой АТС (о них — чуть ниже), можно настроить получение факсимильных сообщений без факса как такового. Он будет приходить прямо на вашу электронную почту. Что существенно экономит время, нервы и снижает затраты на расходные материалы.

В-четвертых:

Современная офисная АТС позволяет контролировать переговоры сотрудников вашей компании. Статистика номеров и длительности входящих и исходящих звонков, запись разговоров (незаменимая при разборе критичных ситуаций) – вся эта информация будет вам доступна. Также офисная АТС позволяет существенно снизить расходы на межгород за счет введения ограничений на набор междугородних номеров для сотрудников, работа которых не связана с доступом к междугородней связи.

В-пятых:

Мы настолько привыкли, что при входящих звонках на сотовый телефон высвечивается номер звонящего абонента, что уже не замечаем этого. Согласитесь, этой опции часто не хватает в офисных телефонах. Цифровые АТС отображают номер вызывающего абонента на дисплеи системных телефонов (необходимо наличие у них поддержки Caller ID). Кроме того, этот номер будет сохранен в журнале входящих вызовов абонента, ответившего на вызов.

И, конечно, Вы сможете использовать множество функций АТС, подробное описание которых Вы можете посмотреть в описании офисной АТС Ofitel. Например: обрабатывать все поступающие звонки через секретаря или в автоматическом режиме.  С помощью АТС можно настроить схему приема звонков в зависимости от времени суток (даже с учетом обеда!), дня недели и прочих условий.

 

Несколько советов, на что стоит обратить внимание, при выборе офисной АТС:

 

Совет №1Для начала, необходимо определиться с типом офисной АТС.  Их существует 2 разновидности : аналоговые и цифровые. 

 

Аналоговые АТС (в бюджетом варианте) позволяют использовать лишь базовые функции: внутренние номера, перевод звонка. К сожалению, они имеют ряд существенных ограничений: трудоемкость при увеличении количества номеров (как внешних, так и внутренних линий) и высокую стоимость дополнительных модулей. Плюс, дополнительные модули могут просто снять с производства.

В отличии от аналоговых, цифровые АТС (IP-АТС) обладают большим функционалом, гибкостью настроек и являются не только средством связи, но и полноценным бизнес-инструментом. Преимущества таких АТС состоят в помехозащищенности, в высокой степени сохранности информации и гарантии высокого качества коммуникации: отсутствие обрывов связи, шумов и ошибочных звонков.

 

Совет №2Посчитать, какое количество внутренних и внешних линий, необходимо вашей компании.

 

Внутренние линии позволяют сотрудникам компании общаться между собой не занимая внешние каналы (на которые, собственно, и звонят ваши клиенты ) и существенно сэкономить в конце месяца — на оплате услуг связи. Как? Элементарно — все разговоры по внутренним линиям — бесплатны.

Внешние линии — могут быть организованы как отдельные телефонные номера (900-001, 900-002, 900-003), так и как один многоканальный номер (на номер 900-001 смогут позвонить 3 абонента одновременно).

Как показывает практика, стоимость 1 телефонного номера, с несколькими подключенными внешними линиями — обходятся в эксплуатации несколько дешевле, чем то же количество отдельных номеров.

 

Совет №3Понять, нужна ли Вам офисная АТС в собственности, или лучше взять ее в аренду?

 

У обоих вариантов есть свои очевидные плюсы:

При приобретении офисной АТС ваша компания платит один раз — некоторую сумму, а дальше — оплачивает только услуги связи. И, безусловно, покупка АТС дает возможность более гибкой настройки функций, важных именно для вашей компании.

Вариант с арендой АТС позволяет избежать высоких единовременных затрат при подключении (от 500 руб. + стоимость дополнительного оборудования) и подключить ее в течение 1 суток , но, при этом, позволяет использовать только штатные возможности.

 

Совет №4Больше подробностей. Не экономьте время при постановке задачи.

 

Расскажите — что именно вы ждете от приобретения офисной АТС? Ставшая крылатой фраза «сделайте нам красиво», конечно, поможет в описании ожидаемых результатов, но ее — явно недостаточно))

Вы хотите привлечь внимание клиентов, прямо с первого звонка? Повысить скорость обработки заявок? Снизить расходы на связь? Согласитесь, у каждой из этих задач — есть вполне ожидаемые результаты.

Покажите какой-нибудь пример , который вам понравился («у конкурентов это сделано так-то…»), – и скажите: «Сделайте мне еще лучше!».

В общем, чем больше вы расскажете нашим специалистам, тем более функционально будет работать ваша АТС.

 

Возникли вопросы? Нужна консультация?

Нужна консультация?

Обратитесь к специалистам службы поддержки Ofitel.ru по телефону

(3412) 339-159 (многоканальный), по e-mail support@ofitel.ru, либо отправьте сообщение через форму обратной связи

Необходима комплексная поставка оборудования для IP телефонии? (VoIP-оборудование) Посмотрите здесь!

 

 

Comments are closed.